Khi ghi chép lại biên bản cuộc họp bạn nên ghi chép nội dung thật rõ ràng, độc lập, đảm bảo tính trung lập, Đảm bảo tính trung lập và Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký. Trong bài viết này luatthanhhoa.com sẽ giới thiệu cho bạn những lưu ý khi ghi chép lại biên bản cuộc họp, nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc.
Yếu tố quan trọng trong việc ghi chép lại biên bản cuộc họp
Yếu tố quan trọng trong việc ghi chép lại biên bản cuộc họp sẽ giúp bạn có được một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh, đảm bảo tốt về công việc, giải quyết được vấn đề một cách chính xác nhất.
Biên bản cuộc họp phải có được những yếu tố sau đây:
- Số liệu, dữ liệu, sự kiện phải chính xác và có độ tin cậy cao.
- Ghi chép đầy đủ, trung thực, không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm và trọng điểm rõ ràng.
- Thủ tục chặt chẽ và cụ thể với các phụ lục diễn giải đính kèm nếu có.
- Thông tin trong biên bản phải được thông qua các thành viên tham dự nghe và sửa chữa đúng với thực tế. Quá trình này đòi hỏi sự khách quan và tự giác ký vào biên bản để các bên cùng chịu trách nhiệm.
Yêu cầu về bố cục, trình bày
Một biên bản cuộc họp cần phải có được một bố cục rõ ràng, trình bày sạch sẽ dễ nhìn giúp người đọc, người vắng mặt trong buổi họp đó có thể hiểu ngay được nội dung cuộc họp như thế nào. Điều này ảnh hưởng rất nhiều trong việc triển khai công việc tới những người có liên quan cuộc họp, đảm bảo những công việc được tiến triển đúng như kế hoặc. Chính vì vậy yêu cầu về bố cục, trình bày rất quan trọng, bạn nên làm theo những lời khuyên và hướng dẫn dưới đây:
Trình bày
Biên bản là nội dung quan trọng nên cần thể hiện đầy đủ thông tin, với độ chính xác cao. Các bạn nên chắt lọc những thông tin quan trọng, không nên sử dụng ngôn từ hoa mỹ và viết tràn lan tất cả những điều mà mọi người truyền đạt trong cuộc họp.
Bố cục
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên biên bản.
- Địa điểm và thời gian lập biên bản với giờ, ngày, tháng, năm cụ thể.
- Thành phần tham dự và vắng mặt.
- Mục đích cuộc họp.
- Diễn biến nội dung cuộc họp theo trình tự thời gian.
- Các quyết định, chỉ thị được đưa ra.
- Ý kiến đóng góp của các thành viên tham gia..
- Công việc sắp tới và phân công người đảm nhiệm.
- Lượt biểu quyết (nếu có).
- Kết thúc cuộc họp với lý do cụ thể và xác nhận đã được đọc cho các bên tham gia cùng nghe và thống nhất.
- Thời gian kết thúc cuộc họp.
- Thủ tục ký xác nhận của các bên liên quan.
Bạn có thể tải sẵn mẫu hoặc Download mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Trên đây là tất cả nội dung về “Những lưu ý khi ghi chép lại biên bản cuộc họp” mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc, hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có được thông tin tốt nhất trong việc lập biên bản cuộc họp công ty, cuộc họp về gia đình hoàn hảo nhất, mang đến tính chất công việc, tính chuyên nghiệp trong làm việc.
